很多人每天都在用 ChatGPT，但其实还在用一种很旧的方式使用它
打开一个聊天框，问一句，答一句；
让它写文案、改标题、查资料；
用完这次，下次再重新开始
这当然有用，但问题是：你每次都在重新雇一个临时工
它刚理解你的背景、资料、风格和偏好，对话就结束了
下次打开，你又要重新解释一遍自己是谁、在做什么、想要什么结果
ChatGPT 的产品形态已经变了，但我们的使用习惯还停在旧版本
最近我发现，ChatGPT 正把项目、文件、记忆、定时任务、外部应用和个人数据，慢慢接到同一个工作台里，使用体验上，我感觉它越来越像 Codex 的网页版了
所以我觉得，未来会用 ChatGPT 的人，拼的可能不只是提示词水平
更重要的是：
你能不能搭出自己的 AI 工作系统
认真探索之后，我建议先抓住 6 个核心能力：
Projects、File Library、Memory、Scheduled Tasks、Apps、Group chats
这些东西组合在一起，才是 ChatGPT 从聊天框变成工作台的主骨架
Projects 项目
如果你每次打开 ChatGPT 都从零开始问，那真的挺亏
Projects 最适合解决这个问题
OpenAI 对 Projects 的定义：它是一个智能工作区，可以把长期工作相关的聊天、文件和自定义指令放在一起，让 ChatGPT 持续围绕长期任务/资料/偏好持续工作，保持回答聚焦
一句话理解：别每次都让 ChatGPT 重新认识你
比如我做公众号选题，就建了一个“内容选题项目”
里面放：
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账号定位 -
读者画像 -
历史爆款 -
竞品文章 -
标题风格 -
常用禁忌 -
每月数据
以后再让它起标题、写大纲、做复盘、改开头，它就不用每次重新认识我
项目级指令也很有用
比如我写的：
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你是我的内容合伙人，回答要简洁、有观点，标题要有冲突感，遇到信息不足先追问 不要写得像营销号，但要让普通读者一眼知道这件事为什么和他有关
这个指令只在项目内生效，会影响项目里的对话风格
更关键的是，Projects 现在已经不只是“放聊天和文件”
它开始承接项目记忆、项目文件、共享项目和外部应用链接，比如你可以把 Google Drive 文件、Slack 频道作为项目来源加进去，让 ChatGPT 从已有工具里拿上下文
再比如，还可以把之前的临时聊天移动到这个项目中
项目记忆也很重要
Projects 内置 memory，可以记住项目里的聊天和文件；使用项目时，ChatGPT 不会忘记你做到哪一步。如果你希望某个项目更独立，不要和外部记忆混在一起，可以在创建新项目时选择记忆仅对本项目生效。这样 ChatGPT 可以使用同一项目内的其他对话作为上下文，但不会用项目外的记忆来影响回答，也不会把项目里的信息带到项目外的新聊天里，这对长期项目、敏感项目、团队协作都很重要
项目还支持多人协作，点击分享按钮🔘，可以邀请其他用户与你一起在项目中工作
比如：
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给客户做方案 -
做公司内部项目 -
准备投研材料 -
写一本长期连载 -
做一个课程体系 -
和团队一起整理资料
File Library 文件库
OpenAI 有个福利很多人没有注意到，就是文件库，约等于一个网盘
先区分一下：
Projects 是项目工作台
File Library 是个人文件仓库
很多人上传 PDF、合同、论文、表格，只问一次就走
这非常浪费
文件库的意义是：你上传过或让 ChatGPT 创建过的文件，会保存到 Library，以后可以在新聊天里继续找回、引用和复用
比如你可以问：
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“我昨天上传的那份合同，风险点有哪些？” -
“把上周那份用户调研和今天的访谈稿合并总结” -
“基于我之前那份竞品表，补一列定价策略” -
“找出我上个月上传的几份论文里共同提到的方法”
目前官方列出的 Library 存储额度是：
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File Library 这个功能看起来不炫，但对经常处理资料的人非常实用
它会改变一个习惯：
过去你是“上传一个文件，问一次” 以后你应该是“沉淀一批文件，反复调用”
尤其是做内容、研究、投研、合同审阅、课程学习的人，File Library 很容易被低估
Memory 记忆
Memory 的价值，很多人也低估了
如果 Projects 管项目上下文，File Library 管文件上下文，那 Memory 管的就是个人长期上下文
当 Memory 开启时，ChatGPT 可以从你的聊天、文件和连接应用里自动记住有用上下文，用来个性化你的体验，不用总是重复自己
比如它能知道：
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我写公众号，读者偏技术和 AI 工具 -
我不喜欢太硬、太论文式的表达 -
我更喜欢先讲“发生了什么”和“对普通人有什么用” -
我经常关注 Codex、Claude Code、vLLM、本地部署、Qwen、DeepSeek -
我不希望每次都从零解释账号定位
这些信息一旦成为长期上下文，ChatGPT 的回答就会更像一个熟悉我的助理，而不是一个陌生客服
只有一个注意事项：随着工作重点的改变，需要定期查看，更新，删除某些记忆
如果它用了一个过时记忆，你应该能纠正
如果它参考了一段旧聊天，你应该能回去看
如果它把一个临时状态当成长期偏好，你也应该能删掉
不过 OpenAI 也提醒，Memory summary 不一定包含 ChatGPT 记住的所有细节，它更像一个高层摘要；如果你想知道 ChatGPT 是否记住了某件事，可以直接问它
Scheduled Tasks 自动化
Scheduled Tasks 是我觉得最值得普通用户重视的变化之一
OpenAI 把 Scheduled Tasks 定义成提醒、重复性工作、每日简报和监控这类主动任务的入口
Scheduled Tasks 目前面向 Plus、Pro、Business、Enterprise 用户；任务不能高于每小时一次；不同计划的 active tasks 数量也不同，比如 Plus 是 5 个，Pro、Business、Enterprise 是 15 个
过去是你主动找 ChatGPT，现在是 ChatGPT 按时出现帮你推进事情，支持一次性任务，也支持重复任务：
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每天早上 8 点给我一份行业简报 -
每周五帮我复盘本周内容选题 -
每月检查订阅支出变化 -
每天下午看一下竞品有没有重要更新 -
每周一根据我的邮件和日历整理本周重点 -
收盘后给我一份投资组合变化提醒
它还新增了 Scheduled 页面，可以集中查看任务、下一次运行时间，并暂停、恢复、编辑或删除任务
Apps 应用插件
Apps 负责是外部工具上下文，可以直接在对话里使用自己的工具和数据，包括交互式体验，以及让 ChatGPT 搜索和引用第三方服务信息的安全连接
这玩意有点像 Codex 中的插件：Codex 的插件太让人上瘾了
Codex+飞书CLI+27个办公Skills，这是我最新的工作台
Codex 的办公能力被严重低估了，Word、Excel、PPT、PDF 进工作流了
这就是为什么我说 ChatGPT 正在变成工作台：
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模型 + 你的文件 + 你的邮箱 + 你的日历 + 你的项目资料 + 你的外部工具
比如你连接 Google Drive、Gmail、Calendar 之后，ChatGPT 就可以在你授权范围内，从这些工具里找信息、总结信息，甚至在部分场景下执行动作
ChatGPT 可以自动判断什么时候使用已同步的 App 来回答问题；你也可以通过 @ mention 或工具菜单明确要求它搜索某个 App
缺点是这里面的 App 太多国内用户无法使用的。。。
我是把 Gmail App 与上面介绍的定时任务结合起来用的
Group chats 群聊
Group chats 解决的是一个更底层的问题：
AI 协作时，上下文在谁手里？
以前，很多上下文都在个人聊天记录里
你和 ChatGPT 讨论了很多，但团队其他人看不到，也接不上
Group chats 把 ChatGPT 放进多人对话里，让大家在同一个上下文下讨论、补充、决策
使用方法是对话…下拉框选择开始群聊，然后把链接分享出去就行了
群聊对话可以与上面介绍的共享项目、外部应用连接一起使用，让 AI 从个人对话进入多人空间和真实工具链，朋友、家人、同事和 ChatGPT 进入同一个对话空间，一起计划、决策、协作
比如：
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团队一起做选题会 -
一家人规划旅行 -
同学一起读论文 -
项目组整理客户材料 -
内容团队统一文章风格
隐私这一块也不用担心，Group chats 和个人对话是分开的，你的个人记忆不会分享给群里的人；账号级记忆 和 自定义指令也不会在群聊里共享
总结
我是 Codex 高频用户，为了写这篇文章又多多探索了ChatGPT，还发现一个体验不错的功能
ChatGPT 可以生成一段可编辑文本，也可以直接在对话里修改、复制、全屏编辑、让它改选中的部分，对写作蛮友好的
最后总结
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Projects 解决长期项目，凡是重复做的事，都建项目：写作、研究、学习、投研、课程、产品方案，先把资料和指令放进去 -
File Library 解决资料沉淀，别把 PDF、表格、合同当一次性附件，上传过的文件要复用，尤其是长期资料库类工作 -
Memory 解决个人上下文，让 ChatGPT 记住你的长期偏好，同时定期看 sources 和 memory summary，把过时内容删掉 -
Scheduled Tasks 解决主动跟进，先建一个简单任务，比如每日简报、每周复盘、每月订阅检查，这会让你感受到主动助理的味道 -
Apps 解决外部工具连接，先从 Gmail、日历、Drive、Slack 这类高频工具里挑一两个，并把权限设得保守一点 -
Group chats 和 Shared Projects 解决多人协作